Location – Checkliste? Wer braucht denn sowas? Ich sehe doch, ob alle Gäste reinpassen oder nicht. Aber Vorsicht, der Teufel versteckt sich oft in den Details.
Sind zu wenige Toiletten da, wird sich niemand freuen immer 20 Minuten anstehen zu müssen. Oder gibt es keine Parkplätze in unmittelbarer Nähe? Auch das sorgt für Unmut bei den Gästen. Die Liste kann ewig so weitergehen. Und ganz klar, man muss immer den einen oder anderen Kompromiss eingehen. Aber zu viele Stolpersteine können schnell für schlechte Laune bei den Gäste sorgen.

Hier nun stichpunktartig einige Aspekte, die Sie bei der Auswahl einer Location beachten sollten:

Die Location selbst

• Passt die Location zur geplanten Gästeanzahl? Gibt es Möglichkeiten die Räume flexible zu verändern? Zum Beispiel mit Raumteilern oder ähnlichem.
• Ist die Location zum Wunschtermin frei? Bin ich dann ein Einzelnutzer oder finden zeitgleich mehrere Veranstaltungen statt?
• Gibt es genug Toiletten, so dass niemand lange anstehen muss? Falls nein, kann man die Kapazitäten unkompliziert durch einen externen Toilettenwagen erweitern?
• Gibt es genug Platz für alle Aspekte der Feier? Gästespeisung, Buffet, Sektempfang, Tanzfläche, Bühne, Fotoecke, Garderobe, Geschenketisch, Candy-Bar, Kinderbetreuung, Außenbereich für Raucher, Platz für den DJ, usw.
• Gibt es Übernachtungsmöglichkeiten? 
• Wie sieht die Location bei Nacht aus? Lässt sich alles stimmungsvoll, praktisch und flexible beleuchten? Die Tanzfläche wird in der Regel durch den DJ beleuchtet. Aber das Buffet und die Kinderspielecke dürfen nicht zu dunkel sein. Wie schnell lässt sich die Hauptbeleuchtung einschalten (zum Beispiel für eine Rede oder Geschenkeübergabe)?
• Können Sie Dekoration selbst übernehmen oder müssen Sie ein Setup der Location kaufen? Wie viel Zeit haben Sie vor der Veranstaltung für die eigene Deko und wann muss die zurück gebaut sein?
• Gibt es eigene Musiktechnik in der Location? So könnte man den DJ für den Sektempfang sparen und bis zur Tanzeröffnung etwas Hintergrundmusik aus der Konserve abspielen.

Regeln und Absprachen mit dem Betreiber

• Lautstärkebegrenzungen und Lärmschutz werden immer strenger. Klären Sie unbedingt vorher, wie lange Sie wie laut sein dürfen und vor allem unter welchen Bedingungen! Es nützt Ihnen nichts, wenn Sie im Hochsommer mit geschlossenen Fenstern ohne Klimaanlage feiern müssen und alle Gäste komplett durchgeschwitzt sind.
• Nicht ganz unwichtig ist der Preis. Verhandeln Sie immer über einen Komplettpreis, in dem auch ganz klar die Eckpunkte der Veranstaltung festgeschrieben sind!
• Und klären Sie ab, wie lange gefeiert werden darf! Ich habe schon von Hochzeiten gehört, auf denen das Servicepersonal um 01.00 Uhr die Getränke abgeräumt hat und langsam anfing aufzuräumen. Und dies ohne vorherige Absprache mit dem Auftraggeber.
• Wie sieht es mit Rauchmeldern aus? Sind welche da, sollte der DJ das wissen. Wenn sich die Rauchmelder nicht abschalten lassen, ist die Nebelmaschine tabu. Fragen kann man auch wegen Konfettikanonen – manche Betreiben sehen die gar nicht gern.
• Wo sind die Notausgänge und Feuerlöscher? Sind alle Servicekräfte eingewiesen? Es schadet auch nicht, wenn Sie als Veranstalter der Party darüber bescheid wissen!
• Bieten die Betreiber Ausweichmöglichkeiten bei besonderen Wettersituationen? Zum Beispiel eine Terrasse bei sehr gutem Wetter. Oder was ist wenn man draußen feiern wollte und Regen angesagt ist?

Lage, Erreichbarkeit und Logistik

• Gibt es einen Ansprechpartner, denn ich immer erreichen kann? (Zum Beispiel bei Stromausfall.)
• Gibt es genügend Parkplätze oder macht es Sinn einen Shuttle zu buchen?
• Kann die Location auch mit öffentlichen Verkehrsmitteln erreicht werden?
• Welche Voraussetzungen sind für Catering gegeben? Gibt es ein Hauscatering? Kann ich eine Küche nutzen? Gibt es Geschirr? Gibt es Starkstrom? Kann ich eine große Hochzeitstorte kühlen? Gibt es einen Rollwagen um die Torte rauszufahren? Gibt es Hochstühle für Kinder?
• Wo darf geraucht werden?
• Wo können Lieferanten/ der DJ anfahren/ parken?
• Gibt es vor Ort Dekoration, Hussen, Tischdecken, Vasen, Beleuchtung, etc.?
• Es kommt ein Entertainer oder eine Tanzgruppe. Wo können sich diese umziehen und vorbereiten?
• Bis wann muss alles zurück gebaut und gereinigt sein? Kann ich auch selbst reinigen oder wird das immer durch eine Firma erledigt?